Sự phát triển khoa học công nghệ đã và đang tác động trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ. Đầu tiên là sự ra đời của máy tính, con người sử dụng máy tính để ghi lại và truyền đạt thông tin thay cho việc viết tay hay đánh máy chữ... Sau đó, sự ra đời của Hệ thống máy tính nối mạng dẫn đến việc truyền đạt thông tin trong nội bộ cơ quan, tổ chức được thực hiện thông qua mạng nội bộ... Tiếp đó, sự ra đời của Intenet như một cuộc cách mạng ào ạt, việc ghi tin, truyền đạt thông tin, xử lý thông tin và lưu trữ thông tin được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử và đang dần dần thay thế môi trường truyền thống. Thêm vào đó, công nghệ 4.0 với những ưu thế vượt trội về khả năng tích hợp, phân tích, nhận diện, chia sẻ và dự báo thông tin đã hoàn toàn lấn át những phương thức quản lý thông tin trên toàn thế giới. Nói cách khác, văn thư, lưu trữ điện tử đã và đang thay thế hoàn toàn văn thư, lưu trữ truyền thống.

   Đối với Việt Nam, sự tác động của công nghệ nói trên đã kéo theo sự thay đổi rõ ràng về chính sách. Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã khẳng định giá trị pháp lý, giá trị làm chứng cứ, giá trị như bản gốc văn bản của thông điệp dữ liệu. Luật Lưu trữ năm 2011 cũng lần đầu quy định về tài liệu lưu trữ điện tử và cụ thể hóa trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

   Trước tình hình đó, Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 3 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng 2025 đã nêu rõ một trong những nguyên nhân dẫn đến chậm tiến độ xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử là thiếu các quy định pháp lý về văn thư, lưu trữ điện tử. Chính vì vậy, Nghị quyết nhấn mạnh nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc tham mưu xây dựng chính sách và giải pháp cho văn thư, lưu trữ điện tử. Tiếp đó, Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó đã chỉ rõ những tồn tại, hạn chế chung của quốc gia như: thể chế chính sách còn nhiều hạn chế, cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số.... và nhấn mạnh việc chủ động áp dụng công nghệ số nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước.

   Những phân tích trên có thể thấy yêu cầu cấp thiết của việc xây dựng văn thư, lưu trữ điện tử nói riêng và nền hành chính điện tử nói chung trong bối cảnh hiện nay. Đó chính là cơ hội cho việc đổi mới, chuyển đổi số và phát triển công tác văn thư, lưu trữ song cũng đặt ra những yêu cầu mới đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và hành chính văn phòng nói chung.

Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát  biểu tại 
Hội thảo Khoa học “Đào tạo nguồn nhân lực Văn thư, Lưu trữ trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0”.

1. Vai trò của nguồn nhân lực
   Nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra “Con người” là yếu tố cốt lõi, không thể thiếu trong mô hình xây dựng và phát triển một ngành, một lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội. Nghiên cứu của Ellis và Desouza năm 2009 [2] về các mô hình quản trị thông tin đã nhấn mạnh ba yếu tố đóng vai trò quyết định là Con người, Thông tin và Công nghệ. Nghiên cứu của tác giả Samuelson [3] và Wang [4] năm 2010 về mô hình quản trị tối ưu đối với bất kỳ một một, một lĩnh vực nào cũng cần bốn yếu tố cốt lõi là: Con người, Chính sách, Công nghệ và Quản trị.

   Năm 2013, nghiên cứu về mô hình quản trị thông tin ngân hàng của nhóm tác giả Faria, Maçada và Kumar [5] cũng nhấn mạnh ba yếu tố không thể thiếu là Con người, Chính sách và Công nghệ. Thêm vào đó, tác giả Hohman [6] cho rằng, Con người, Quy trình, Công cụ là chìa khóa để làm lên tất cả. Trong khi đó, nghiên cứu của nhóm tác giả Freitas, Reis, Michel, Rodrigues, và Gronovicz năm 2013 [7] nhấn mạnh việc triển khai các chính sách trong thực tế cần các yếu tố Con người, Quy trình và Công nghệ.

   Các nghiên cứu nêu trên cũng chỉ ra rằng, yêu cầu đặt ra với yếu tố “Con người” là hiểu rõ đồng thời dần dần tạo ra bối cảnh, văn hóa làm việc khi có sự chuyển đổi về “Công nghệ”. Con người xử lý công việc dựa trên đạo đức nghề nghiệp và kiến thức, kỹ năng được đào tạo và rèn luyện. Trong khi đó, các yêu cầu đặt ra với yếu tố công nghệ để con người xem xét khi xây dựng chính sách là mô hình Chính phủ điện tử, tính di động và tương tác trong môi trường Chính phủ điện tử. Bên cạnh đó, hệ thống, công cụ và thiết bị áp dụng trong thực tiễn sẽ là nền tảng cơ bản để thiết lập quy trình phù hợp và hiệu quả.

   Tổng hợp các nghiên cứu trên thế giới về mô hình xây dựng và phát triển một ngành, một lĩnh vực bằng sơ đồ sau:

 Nhìn vào sơ đồ trên có thể thấy, yếu tố con người và công nghệ đóng vai trò quyết định trong cả hai cấp độ (1) quản trị và (2) quản lý. Ở cấp độ quản trị, Con người sẽ căn cứ vào môi trường công nghệ như: Chính phủ số, công nghệ di động và sự tương tác trong Chính phủ số thuộc để xây dựng Chính sách phù hợp với ngành, lĩnh vực. Ở cấp độ quản lý, “Con người” cũng sẽ dựa vào các yêu cầu về công nghệ như: Hệ thống, công cụ, thiết bị áp dụng trong thực tế để xây dựng các quy trình nghiệp vụ cụ thể. Với những phân tích trên, một lần nữa khẳng định vai trò, tầm quan trọng của yếu tố con người và công nghệ trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số và nền kinh tế số tại Việt Nam.

   2. Gov 2.0 và sự tương tác
   Chính phủ điện tử 2.0 (viết tắt là Gov 2.0) là một mô hình mới của chính phủ, đã và đang được thực hiện tại các nước phát triển và là mục tiêu hướng đến của nhiều nước đang phát triển. Từ khía cạnh quản lý, Willson và các cộng sự 8 cho rằng “Gov 2.0 là việc sử dụng công nghệ thông tin để xã hội hóa, thương mại hóa các dịch vụ, thủ tục và dữ liệu của chính phủ nhằm xây dựng chính phủ mở và minh bạch”. Các chuyên gia công nghệ thông tin lại cho rằng, Gov 2.0 chính là việc các chính phủ sử dụng công nghệ Web 2.0 trong quá trình hoạt động. Web 2.0 là sự tiến hóa của các trang web nhằm cung cấp các kết nối, sự hợp tác, sự tương tác và chia sẻ nội dung thông tin giữa các trang web, bao gồm cả các phương tiện truyền thông xã hội, người dùng tạo ra nội dung thông tin và tích hợp thông tin. Trong khi đó, từ khía cạnh nghiên cứu về mối quan hệ giữa chính phủ và công dân, các học giả định nghĩa Gov 2.0 “là kết quả của việc chính phủ sử dụng khoa học công nghệ để đặt công dân vào trung tâm của mọi hoạt động, phá bỏ các rào cản để thúc đẩy sự cởi mở, minh bạch của chính phủ, sự tham gia của công dân vào các hoạt động của chính phủ” 9.

   Một số nhà nghiên cứu nhấn mạnh sự so sánh giữa Chính phủ điện tử (E-Gov) và Chính phủ điện tử 2.0 (Gov 2.0). E-Gov đề cập đến việc chính phủ sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ví dụ như Internet) để thúc đẩy hoạt động cung cấp thông tin và dịch vụ công đến công dân 10, 11. Mục đích của E-Gov là cung cấp thông tin và dịch vụ của chính phủ, khuyến khích sự tham gia của công dân vào các hoạt động của chính phủ và nâng cao sự giao tiếp giữa chính phủ và công dân 12. Các mục đích này trở nên dễ thực hiện hơn từ khi Gov 2.0 ra đời với sự tiện lợi của Web 2.0 và các phương tiện truyền thông xã hội. Trong khi E-Gov tập trung vào việc sử dụng các ứng dụng web-based Internet (Web 1.0) để cung cấp thông tin và dịch vụ 13, 14, Gov 2.0 tập trung vào việc sử dụng các công nghệ mới (như công nghệ di động, Web 2.0 và các phương tiện truyền thông xã hội) để tạo nên cộng đồng trực tuyến, các mạng lưới xã hội và sự tích hợp, chia sẻ thông tin 14, 15.

   Những công nghệ sử dụng trong nền tảng Gov 2.0 mang đến rất nhiều lợi ích cho cả chính phủ và người dân như: công dân có thể tạo ra thông tin, tài liệu và tham gia vào các hoạt động của chính phủ 9; góp phần cải thiện tính minh bạch của khu vực công, xây dựng chính sách và dịch vụ công, quản lý tri thức và sự hợp tác giữa các cơ quan, tổ chức 16. Sự xuất hiện của Web 2.0 đã thay đổi cách thức và sự tương tác của chính phủ với các bên liên quan và công dân 17. Điều này sẽ được làm sáng tỏ bằng những phân tích chi tiết về sự tương tác của Gov 2.0 trong phần tiếp theo.

   Tương tác được hiểu là sự đo lường mức độ thuận lợi trong việc phản hồi ngay lập tức 18. Một đặc điểm chính của tương tác là truyền thông hai chiều, tức là có đi có lại, có sự hồi đáp 19. Các tác giả Waters, Burnett, Lamm, và Lucas 20 đã nhấn mạnh, tương tác là nhu cầu thiết yếu của các chính phủ trong việc xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan. Bên cạnh đó, nghiên cứu của Poonam 21 cũng đã chỉ ra rằng, tương tác là một bước nhảy vọt khổng lồ từ các hình thức giao dịch truyền thống sang giao dịch sử dụng công nghệ web trong các hoạt động của chính phủ. Tương tác chính là năng lực cốt lõi của chính phủ trong việc thiết lập sự kết nối 22. Các tác giả khác (ví dụ như Estermann, Riedl và Neuroni) 23 thì tin rằng, tương tác là chìa khóa của E-Gov, đặc biệt là việc sử dụng công nghệ Web 2.0 đã giúp chính phủ kết nối và trao đổi một cách trực tiếp với các bên liên quan 24, 25.

   Gov 2.0 khuyến khích công dân và các bên liên quan khác tham gia vào việc xây dựng chính sách, tạo ra thông tin, thu thập dữ liệu và phối hợp với chính phủ để tạo ra những quyết định đúng đắn nhằm đẩy mạnh sự minh bạch, trong sạch và trách nhiệm của chính phủ 14. Công dân và các bên liên quan được xem là những khách hàng của chính phủ trong bối cảnh E-Gov 26; và họ đã trở thành những cộng tác viên và đối tác của chính phủ khi chuyển sang hình thức Gov 2.0 14. Mối quan hệ của chính phủ với các bên liên quan được mô tả cụ thể trong sơ đồ sau đây.

 Sơ đồ 1 chỉ ra rằng, công nghệ Gov 2.0 đã tạo ra “sự tương tác và giao tiếp đa chiều ở mọi nơi, hứa hẹn sự hợp tác trên quy mô rộng lớn chưa từng có trong môi trường hoạt động của chính phủ” 27. Trong bối cảnh Gov 2.0, các chính phủ sử dụng Web 2.0, các phương tiện truyền thông xã hội và công cụ trực tuyến khác để thực hiện nhiều mục đích khác nhau như: cung cấp và thu thập thông tin, cung cấp các dịch vụ công, thúc đẩy sự tham gia của các cơ quan, tổ chức và công dân vào các quyết định của chính phủ 14, 27, 28. Tại nhiều quốc gia phát triển như Australia, Mỹ, Anh… chính phủ sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội như Twitter, Facebook, YouTube, LinkedIn, Blogs, Flickr, Google+, and Podcasts vào nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ, chính phủ Australia sử dụng một tài khoản Twitter để tạo điều kiện thuận lợi cho công dân gửi và nhận tin nhắn từ chính phủ.

Chính phủ Australia, Chính phủ Việt Nam… cũng sử dụng một tài khoản Facebook nhằm cung cấp, cập nhật những thông tin, sự kiện, ảnh, videos về các hoạt động của chính phủ cho người dân 29. Trong khi đó, các đối tác của chính phủ có thể dễ dàng sử dụng các dịch vụ công, thu thập thông tin, trao đổi thông tin với chính phủ thông qua Gov 2.0, đồng thời, họ cũng dễ dàng gửi những ý kiến đóng góp của mình cho chính phủ bằng cách nhắn tin hoặc bình luận trực tiếp trên các phương tiện truyền thông xã hội mà chính phủ sử dụng 14, 30. Thêm vào đó, các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ sự tương tác này bằng cách sử dụng công nghệ Gov 2.0 để mua bán sản phẩm và dịch vụ 31. Gần đây, công nghệ Gov 2.0 đã trở nên phổ biến và được sử dụng bởi nhiều chính phủ trên toàn thế giới 32. Tuy nhiên, sự tiện lợi của tính năng tương tác của Gov 2.0 cũng dẫn đến nhiều bất cập trong việc kiểm soát thông tin, tài liệu của chính phủ.

   3. Những vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư, lưu trữ

   Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng, việc sử dụng công nghệ Gov 2.0 như Web 2.0 và các phương tiện truyền thông xã hội cho phép người dùng tạo ra thông tin, tài liệu mới dẫn đến một khối lượng lớn thông tin, tài liệu gửi đến các cơ quan, tổ chức hàng ngày (ví dụ: lãnh đạo xử lý công việc trên phần mềm, nhập ý kiến chỉ đạo, người dân bình luận hoặc gửi đề xuất đến cơ quan nhà nước thông qua web 2.0….) 28. Vậy, làm thế nào để xác định tính chân thực của thông tin, tài liệu được tạo ra trên các trang web và phương tiện truyền thông xã hội gửi đến các cơ quan nhà nước? Thêm vào đó, Cunningham 33 chỉ ra rằng, việc tái sử dụng thông tin nhiều lần khiến cho các phiên bản (gốc, chính, sao) của thông tin, tài liệu có nguy cơ bị lạm dụng và bóp méo. Bên cạnh đó, sự tương tác nhiều chiều trong cảnh Chính phủ điện tử đã tạo ra lượng thông tin, tài liệu khổng lồ ở nhiều định dạng khác nhau gây ra những khó khăn trong việc xác định tính chân thực của thông tin tài liệu. Bertot et al., 34.

   Sự tiến bộ của khoa học công nghệ sẽ dẫn đến những thay đổi nhanh chóng trong máy tính và các phiên bản phần mềm và các trang mạng xã hội 35. Vậy, làm thế nào để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn những thông tin, tài liệu điện tử có giá trị để đáp ứng nhu cầu hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong bối cảnh tuổi thọ của các thiết bị và hệ thống lưu trữ điện tử được đánh giá không vượt quá 30 năm 36, 37. 

Như đã phân tích ở trên, việc sử dụng Web 2.0 và phương tiện truyền thông xã hội đã tạo ra những nguồn thông tin, tài liệu đa dang, phức tạp như blogs, wikis, mashups, Twitter, Facebook, và những bình luận trong phạm vi hoạt động của chính phủ 38. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là mới chỉ có một vài nghiên cứu đề cập đến công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh E-Gov và Gov 2.0. Điều này dẫn đến hàng loạt các yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý thông tin nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng trong bối cảnh Gov 2.0 tại nhiều nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam 5, 34, 39, cụ thể như sau:

   - Đảm bảo thông tin, tài liệu luôn có sẵn trên công nghệ Gov 2.0 để chứng minh sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức;

   - Đảm bảo thông tin, tài liệu luôn được truy cập thông qua các công nghệ Gov 2.0;

   - Đảm bảo việc phổ biến thông tin, tài liệu cho công chúng một cách kịp thời, công bằng, hiệu quả và phù hợp để hỗ trợ trách nhiệm giải trình, sự minh bạch và tuân thủ của các cơ quan, tổ chức;

   - Đảm bảo chất lượng, giá trị, khách quan, hữu ích, và tính toàn vẹn của thông tin, tài liệu và các dịch vụ công văn thư, lưu trữ cung cấp cho công chúng thông qua công nghệ Gov 2.0;

   - Đảm bảo bên thứ ba (nhà cung cấp công nghệ và các phương tiện truyền thông xã hội) tuân thủ sự riêng tư, gìn giữ bí mật quốc gia, cơ quan, tổ chức và đáp ứng các yêu cầu của lưu trữ;

   - Đảm bảo an ninh thông tin, tài liệu của tổ chức, cá nhân khi sử dụng công nghệ Gov 2.0;

   - Đảm bảo ngăn chặn được sự phát tán thông tin, tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật đời tư khi sử dụng công nghệ Gov 2.0;

   - Đảm bảo các nguyên tắc, tiêu chuẩn, và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp, đáp ứng việc quản lý những loại hình thông tin, tài liệu mới được tạo ra bởi việc sử dụng công nghệ Gov 2.0; và

   - Đảm bảo an ninh thông tin, tài liệu cho người sử dụng và người truy cập.

   4. Yêu cầu đặt ra đối với nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và trách nhiệm của cơ sở đào tạo

   Từ các yếu tố tại mô hình quản trị nêu trên, có thể thấy, các yêu cầu đặt ra đối với nguồn nhân lực chính là sự thấu hiểu và vận dụng hiệu quả các yếu tố (bối cảnh, văn hóa, đạo đức, kiến thức, kỹ năng) đáp ứng những yêu cầu Chính phủ điện tử đặt ra đối với công tác văn thư, lưu trữ.

   - Về bối cảnh

   Bối cảnh là những yếu tố môi trường xung quanh giúp làm sáng tỏ sự việc, hiện tượng 40. Theo tác giả Davenport và Prusak 41, trong lĩnh vực quản lý thông tin, bối cảnh là một phần của môi trường liên kết tất cả yếu tố ảnh hưởng đến cách xử lý thông tin của một cơ quan, tổ chức
   Người làm văn thư, lưu trữ nói riêng, hành chính văn phòng nói chung cần hiểu rõ về bối cảnh Chính phủ điện tử, bản chất và mục tiêu của Chính phủ điện tử, sự tương tác trong Chính phủ điện tử, nguyên tắc quản trị và quản lý thông tin trong Chính phủ điện tử; khung kiến trúc và các nền tảng cơ bản của Chính phủ điện tử. Khi hiểu những vấn đề này, người làm văn thư, lưu trữ sẽ nắm bắt được các luồng tạo lập, trao đổi, chia sẻ, khai thác và lưu trữ thông tin trong Chính phủ điện tử, từ đó sẽ biết cách thức quản lý thông tin một cách hiệu quả. Đây cũng chính là những kiến thức nền tảng mà các cơ sở đào tạo cần trang bị cho người học.

   - Về văn hóa

   Văn hoá là các hành vi, cách ứng xử của một tổ chức, là nền tảng để tạo nên các giá trị và tiêu chuẩn, hỗ trợ các cá nhân trong tổ chức giao tiếp với nhau thông qua các phương tiện truyền thông xã hội, mô hình hóa vai trò và sự quan sát 5. Những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ mới đã làm thay đổi niềm tin và chuẩn mực của người lao động, dẫn đến sự thay đổi văn hoá công sở, văn hóa của cơ quan, tổ chức 42, 
   Nói cách khác, Chính phủ điện tử đang làm chuyển đổi cách thức giao tiếp, ứng xử, quan hệ nơi công sở. Khi một hệ thống mới được cài đặt vào chế độ làm việc tại một cơ quan, tổ chức, nó làm thay đổi quy trình giải quyết công việc, dẫn đến làm thay đổi thói quen làm việc của đội ngũ nhân sự, dần dần dẫn đến sự thay đổi văn hóa công sở. Sự thay đổi văn hóa công sở trên phạm vi vĩ mô sẽ dẫn đến thay đổi văn hóa xã hội. Nắm hiểu được vấn đề này, người làm công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và người lao động nói chung cần được trang bị kiến thức về quản trị sự thay đổi trong cơ quan, tổ chức, sẵn sàng và chủ động tiếp nhận những hệ thống mới vào quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Cụ thể là hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống quản trị công việc, các hệ thống chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống đào tạo… thích ứng với cách thức làm việc khi áp dụng hệ thống mới và dần tạo lập văn hóa công sở theo bối cảnh mới.

   - Về kiến thức

   Đối với nhân lực văn thư, lưu trữ, việc được trang bị và nắm hiểu đầy đủ kiến thức cơ sở và kiến thức chuyên ngành là yêu cầu cơ bản nhất. Tuy nhiên, trong bối cảnh Chính phủ điện tử, người làm văn thư, lưu trữ cần nắm được cặn kẽ, nguyên lý cụ thể của từng khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Có nghĩa là, ở mỗi khâu nghiệp vụ, người làm văn thư, lưu trữ cần thấu hiểu từ lý luận đến các quy định pháp lý, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan và thực tế triển khai trong từng bối cảnh cụ thể khác nhau. Trong bối cảnh Chính phủ điện tử, tin học hóa, số hóa các quy trình nghiệp vụ là tất yếu. Thực tế cho thấy, nhân lực được đào tạo ngành công nghệ thông tin thiếu những kiến thức nền tảng và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Vì vậy, nhiều phần mền quản lý và lưu trữ văn bản ra đời nhưng không đáp ứng được việc triển khai nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong thực tế. Để khắc phục vấn đề này, trách nhiệm thuộc về nhân lực văn thư, lưu trữ. Điều đó có nghĩa là, nhân lực văn thư, lưu trữ cần nhận thức vấn đề chuyên môn nghiệp vụ của mình ở mức độ cao và sâu hơn, đủ đề đặt ra những yêu cầu cơ bản về phần mềm, hệ thống chuyên dụng, là bài toán cụ thể để nhân lực công nghệ thông tin làm căn cứ ây dựng hệ thống.
   - Về kỹ năng
   Lưu trữ Nhà nước Bang New South Wales, Australia cho rằng, các cơ quan, tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên văn thư, lưu trữ có những kỹ năng phù hợp với nhiệm vụ và trách nhiệm được giao 43. Trong bối cảnh Chính phủ điện tử hoặc Chính phủ 2.0, nhân viên được yêu cầu có kỹ năng thích hợp cho việc quản lý thông tin, hồ sơ, tài liệu như:  kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng sử dụng các loại hệ thống, công cụ, thiết bị công nghệ thông tin, kỹ năng xử lý tình huống (hỏa hoạn, thiên tai, dịch bệnh….), kỹ năng quản lý sự thay đổi và thích ứng.

   - Về đạo đức

   Đạo đức nghề nghiệp, nói ngắn gọn là yêu nghề và có trách nhiệm với nghề nghiệp, với chuyên ngành mà bản thân mình được đào tạo và phụng sự. Nghề nào cũng cần đạo đức nghề nghiệp để định hướng con người làm việc đúng pháp luật, đúng đạo đức, đúng mục tiêu phục vụ xã hội, phục vụ nhân dân. Điều này vô cùng quan trọng đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ bởi lẽ công việc của họ tác động trực tiếp vào các hệ thống quản lý thông tin của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực quan trọng và nhạy cảm (quản lý nhà nước, lưu trữ thông tin, ngân hàng, tài chính… và thông tin đời tư…). Vì vậy, nếu không trau dồi kiến thức về đạo đức nghề nghiệp, rất có nguy cơ phát triển bản thân chệch hướng, thực hiện những việc không có ích cho xã hội, quốc gia, dân tộc…

   Trong khu vực công, người công chức, viên chức cần nêu cao tinh thần đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin, sử dụng các mạng truyền thông xã hội cũng là yêu cầu đặt ra đối với đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ nhằm gìn giữ bí mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin của cơ quan, tổ chức, quốc gia, dân tộc. Bởi lẽ, khi làm việc trong môi trường điện tử với các thiết bị thông minh, chỉ một chút sơ sẩy của người công chức, viên chức cũng có thể dẫn đến những sai sót làm lọt lộ thông tin lên mạng xã hội hoặc bị tấn công mạng, tấn công hệ thống điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Trong khu vực tư, đạo đức xã hội cần được củng cố và lan tỏa. Đạo đức xã hội là nền tảng để một doanh nghiệp phát triển theo chiều hướng tích cực, mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và cho toàn xã hội, không vì lợi ích riêng mà ảnh hưởng đến lợi ích chung của toàn xã hội.

Trang bị đạo đức nghề nghiệp cho người học là nhiệm vụ vượt khỏi sự kiểm soát của các cơ sở đào tạo. Đạo đức của mỗi cá nhân được xây dựng từ môi trường sinh ra và lớn lên, có sự tác động của gia đình và nhà trường trong suốt quá trình chăm sóc, nuôi nấng và giáo dục. Tuy nhiên, ở lứa tuổi sinh viên, khi con người bắt đầu có những nhận thức rõ ràng về sự trưởng thành, môi trường giáo dục của nhà nước và các cơ sở đào tạo chính là một trong những yếu tố nền móng để định hướng nhân cách, thái độ làm việc, đạo đức nghề nghiệp của người học trong tương lai./.