Sử hình thành và phát triển dịch vụ số hóa

Số hóa tài liệu là gì?

Đầu tiên, chúng ta nên hiểu rõ: số hóa tài liệu là gì? Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte.

Khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn, khối lượng tài liệu giấy tờ sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Do đó, việc lưu trữ ” tài sản” khổng lồ này luôn gây lãng phí không gian và rất khó quản lý. Từ đây, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu đã ra đời.

Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp “số hóa tài liệu”

Vì sao phải số hóa tài liệu?

Có nhiều lý do dẫn đến việc số hóa tài liệu trở nên quan trọng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Nếu bạn chưa đủ động lực để tiến hành số hóa, hãy tham khảo những lý do dưới đây:

Các tài liệu sau khi được số hóa luôn dễ dàng để chia sẻ hơn tài liệu thủ công.

Bạn có thể gửi fax, chuyển mail mà không cần nhờ tới các đơn vị vận chuyển. Số hóa tài liệu giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Sau khi số hóa tài liệu, nhiều người và nhiều phòng ban đều có thể truy cập đồng thời, từ đó cải thiện khả năng cộng tác khi làm việc.

Tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm.

Các phương pháp kỹ thuật số luôn giúp tài liệu được bảo đảm an toàn hơn các phương pháp lưu trữ thông thường. Tài liệu số hóa được lưu trữ hoặc sao lưu trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa tài liệu hầu như không có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ dựa theo cấu trúc nhất định để tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Giảm thiểu được rất nhiều không gian lưu trữ.

Một công ty có lượng tài liệu trung bình cũng có thể mất đến hàng chục, thậm chí hàng trăm m2 diện tích văn phòng/kho để lưu trữ tài liệu, nhất là ở những doanh nghiệp mà mô hình kinh doanh đòi hỏi lưu trữ tài liệu lâu năm, như xây dựng. Đây là một sự lãng phí rất lớn nếu tính đến chi phí thuê văn phòng hàng chục $/1m2 diện tích văn phòng hàng tháng. Đây là một chi phí khổng lồ nếu xét đến thời gian lưu trữ. Giả sử bạn cần diện tích khoảng 50m2 cho lưu trữ tài liệu với giá thuê 10$/tháng. Chi phí cho 10 năm sẽ là 10 năm x12 tháng x50m2x10$ = 60.000 $, một con số không hề nhỏ. Ở một số công ty mà tác giả có dịp được tiếp xúc, diện tích này có thể lên đến hàng trăm m2, thì chi phí cho mặt bằng lưu trữ còn lớn hơn nhiều.

Số hóa tài liệu góp phần giảm lượng giấy vào môi trường.

Khi số hóa tài liệu, chất thải giấy được loại bỏ đáng kể. Hãy nhớ, tiết kiệm giấy là bảo vệ môi trường.

Vậy, lý do nào là lý do quyết định khiến bạn phải số hóa tài liệu?

Dù là lý do nào đi chăng nữa, thì số hóa tài liệu vẫn thực sự cần thiết trong mọi tổ chức và doanh nghiệp. Không ai muốn phải tiếp xúc một đống giấy tờ hỗn độn mỗi ngày. Hơn thế nữa, quá nhiều giấy tờ sẽ gây nên sự bừa bộn, gây cản trở trong quá trình tìm kiếm. Do đó, nếu bạn chưa biết số hóa tài liệu là gì, thì đây chính là cơ hội để doanh nghiệp bạn tiếp cận gần hơn tới quy trình làm việc hiện đại.

Các yếu tố liên quan đến hoạt động Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không thể thành công nếu không xét đến các yếu tố liên quan. Các yếu tố này sẽ tác động trực tiếp đến tốc độ và kết quả của quá trình số hóa. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng:

Xác định mục tiêu số hóa tài liệu.

Bạn không thể “số hóa” cho vui mà không quan tâm đến mục đích cuối cùng. Bạn cũng không thể số hóa để “nới rộng không gian” mà không biết làm gì với số tài liệu đã số hóa. Cuối cùng, nhân lực và tiền bạc bị tiêu tốn nhưng không hề mang lại giá trị thực sự. Hãy xác định mục tiêu rõ ràng khi bắt đầu số hóa như: dễ dàng chia sẻ, rút ngắn quy trình làm việc,để phục vụ nghiên cứu, đào tạo hay kinh doanh; đối tượng sử dụng.

Lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng.

Nên lựa chọn các nền tảng cho phép lưu trữ và khai thác tài liệu đã được số hoá với nhiều định dạng khác nhau. Với chúng, bạn có thể dễ dàng truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.

Lựa chọn tài liệu.

Trên thực tế, không thể nào số hóa toàn bộ các tài liệu hiện nó. Hãy lưu ý rằng chỉ nên số hóa tài liệu cần thiết và quan trọng. Khi lựa chọn tài liệu, cần chú trọng đến nhu cầu về nội dung; các tài liệu chỉ có một bản, quý hiếm,…

Nhân lực phục vụ số hóa tài liệu.

Lựa chọn người có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo các tài liệu được số hóa có chất lượng và lưu trữ trong thời gian dài.

Kinh phí số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định số hóa tài liệu, bạn phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn: mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu cũng không hề nhỏ.

Các loại tài liệu nào nên được số hóa?

Không có giới hạn nào cho việc lựa chọn các tài liệu nên được số hóa. Tuy nhiên, nếu bạn đang bắt đầu chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy sang các phiên bản điện tử, bạn nên ưu tiên các loại tài liệu sau:

Thư từ chính thức
Giấy tờ tài chính
Hợp đồng thỏa thuận
Hồ sơ bệnh án
Hồ sơ nhân sự
Hóa đơn và biên lai
Bản đồ khảo sát
…

Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, hãy cần nhắc những gì ” quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này để phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những thông tin không còn giá trị.

Lựa chọn tài liệu nên được số hóa vô cùng quan trọng

Bảo mật – yếu tố quan trọng khi số hóa tài liệu

Một trong những yếu tố quan trọng khi tiến hành số hóa tài liệu là tính bảo mật. Tự làm hay sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu, bạn đều cần lưu ý những điểm dưới đây:

Thiết bị số hóa cần được bảo vệ. Điều này đơn giản là để xác định đích danh người dùng. Sẽ không ai có quyền truy cập nếu không phải chủ sở hữu hoặc được cho phép sử dụng.
Ổ cứng chứa tài liệu có thể bị sao lưu và phát tán. Chính vì thế, các ổ cứng cần được bảo vệ chặt chẽ để tránh hiện tượng mất cắp, hư hỏng.
Theo dõi và quản lý bảo mật. Bất kỳ một hệ thống nào cũng cần được con người giám sát, cho dù là tối an đến đâu. Số hóa tài liệu cũng vậy. Hãy theo dõi để tránh tình trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.

Tài liệu trước và sau số hóa cần được bảo mật

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm những bước nào?

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ bao gồm 3 thành phần chính: phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Từng doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa tài liệu khác nhau tùy thuộc vào mục đích số hóa. Nhưng nhìn chung, quy trình số hóa phổ thông bao gồm 5 bước chính sau đây:

1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tài liệu sẽ được thu thập dựa trên mục đích ban đầu được đưa ra. Ví dụ: mục đích của doanh nghiệp là số hóa các tài liệu liên quan đến thông tin nhân sự, thì phòng nhân sự sẽ phải chuẩn bị: hợp đồng lao động, thông tin cá nhân, bảng lương,…

2: Chuẩn bị tài liệu.

Chuẩn bị bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng cũng như phân loại tài liệu; chú ý loại bỏ các tài liệu hư hỏng. Tài liệu khác nhau thì kỹ thuật scan cũng khác nhau.

3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

4: Kiểm tra tài liệu

Sau khi kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa, nếu chất lượng chưa đạt thì phải tiến hành sửa lại.

5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Quy trình số hóa tài liệu

Chi phí số hóa tài liệu

Chi phí số hóa tài liệu không phải là con số nhỏ. Bạn phải đầu tư phần mềm số hóa tài liệu, các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa. Điều này đảm bảo tài liệu được số hóa ổn định từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác. Bên cạnh đó, kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực cũng không hề nhỏ. Họ phải là những cá nhân biết cách sử dụng hệ thống thông tin để triển khai sử dụng hiệu quả.

Với lượng nguồn lực phải bỏ ra như trên, việc thuê đơn vị số hóa tài liệu là hoàn toàn hợp lý. Bài toán “đi thuê” luôn đơn giản hơn là ” tự làm” khi thiếu nguồn lực và chuyên môn. Đó chính là lý do khiến nhiều công ty cung cấp dịch vụ số hóa ra đời.

Thuê dịch vụ số hóa tài liệu là một cách thông minh

Dịch vụ số hóa tài liệu ra đời

Vai trò của dịch vụ số hóa vô cùng quan trọng. Hiểu đơn giản, các công ty cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu là một agency hay nhà cung cấp dịch vụ. Công ty số hóa sẽ thực hiện các công việc số hóa tài liệu dựa trên nhu cầu khách hàng đưa ra. Tuy nhiên, cách thức làm việc hay số hóa của các nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu khác nhau sẽ khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những đặc điểm ưu Việt cùng với chi phí khác nhau. Do đó, bạn nên tìm hiểu cách họ số hóa trước khi quyết định ký hợp đồng. Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên tự đặt ra trong đầu:

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.

– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (đào tạo nhân viên, vận hành hiệu quả …)

– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

Sau khi dự liệu được kế hoạch số hóa cho mình Đức Nghiệp sẽ giúp bạn hoàn thiện các công việc còn lại