I. Quy trình quét tài liệu
Bước 1: Cấu hình thông số kỹ thuật chuẩn, tạo thư mục
- Cấu hình quét theo yêu cầu:
- Máy quét:
- Định dạng file: *PDF
- Kiểu quét: Quét màu
- Tỷ lệ: 100%
- Độ phân giải: 300dpi
- Tiến hành quét thử chất lượng, nếu bản quét không đạt yêu cầu (chất lượng ảnh quét kém, màu sắc không đạt yêu cầu…) cần tiến hành thay thế máy quét hoặc máy tính để đảm bảo chất lượng.
- Đặt tên thư mục lưu trữ theo quy định (Tạo 2 bộ thư mục bao hồm 1 thư mục gốc và một thư mục đã kiểm tra, chỉnh sửa)
- Ghi nhật ký, báo cáo
Bước 2: Giao nhận tài liệu
- Bộ phận lưu trữ của Chủ đầu tư cung cấp bản cứng cho giám sát của nhà thầu
- Sau khi thi công xong tài liệu, giám sát nhà thầu kiểm tra hồ sơ để đảm bảo đúng và đủ số lượng so với trước khi thi công
- Bộ phận lưu trữ của chủ đầu tư kiểm tra hồ sơ bản cứng khi nhận lại từ giám sát của nhà thầu về số lượng và toàn vẹn về nội dung tài liệu. Hai bên ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu theo mẫu: Bao gồm chữ ký của quản lý dự án, bộ phận lưu trữ của chủ đầu tư.
Bước 3: Phân bổ tài liệu
- Giám sát tiến hành chia các bộ hồ sơ cho từng nhóm quét
- Ghi nhật ký giao nhận hồ sơ
Bước 4: Quét tài liệu
Mỗi nhóm quét phụ trách một hồ sơ từ khi bắt đầu đến khi đóng lại hồ sơ thực hiện công việc cụ thể:
Nhân sự phụ trách hồ sơ bản cứng:
- Bóc ghim hồ sơ
- Kiểm tra lại hồ sơ, nếu còn ghim thì bóc lại
- Phân loại hồ sơ thành các bộ
- Đếm số lượng hồ sơ từng bộ và ghi vào nhật ký
- Chuyển hồ sơ đã phân loại cho nhân sự quét
- Kiểm tra và đóng lại hồ sơ theo bộ theo thứ tự quy định khi nhận lại từ nhân sự quét
Nhân sự phụ trách quét, bản mềm:
- Kiểm tra hồ sơ bản cứng đã được phân loại từ nhân sự quét
- Quét tài liệu và kiểm tra lại chất lượng bản quét (độ phân giải, độ xoay, thứ tự, nội dung)
- Đối với tài liệu có chất lượng giấy thấp, tiến hành các biện pháp để bảo đảm chất lượng bản quét và nguyên trạng giấy
- Đếm số lượng bản quét của từng bộ hồ sơ và ghi vào nhật ký
- Kết hợp với nhân sự phụ trách hồ sơ bản cứng đối chiếu khối lượng, chất
lượng của bản cứng và bản quét. Nếu sai lệch, không đạt chất lượng tiến hành kiểm tra và thực hiện lại. Nếu không sai lệch, đạt chất lượng copy ngay dữ liệu đã hoàn thành và vào thư mục theo quy định
Bước 5: Kiểm tra xác xuất 100%
- Nhân sự kiểm tra 1 kiểm tra 100% tổng khối lượng đã thực hiện (kiểm tra bao gồm cả bản cứng lẫn bản mềm), nếu:
+ Không phát hiện lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư mục đã kiểm tra theo quy định.
+ Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện dãy tài liệu bị sai kiểm tra và sửa lỗi 100% tổng số hồ sơ thực hiện.
+ Ghi vào nhật ký kiểm tra
Bước 6: Kiểm tra xác xuất 30%
- Nhân sự kiểm tra 2 kiểm tra 30% tổng khối lượng đã thực hiện và đã qua bước kiểm tra 100% (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm), nếu:
- Không phát hiện ra lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư mục đã kiểm tra theo quy định;
- Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện tài liệu bị sai kiểm tra và sửa lỗi 100% tổng số hồ sơ đã thực hiện;
- Ghi vào nhật ký kiểm tra.
Bước 7: Trả hồ sơ, tổng hợp số liệu, bàn giao
- Sau khi hoàn thành việc quét và kiểm tra. Nhân sự sắp xếp tài liệu tiến hành trả hồ sơ bản cứng cho Bộ phận Lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Sìn Hồ.
- Làm báo cáo vào cuối ngày gửi cho quản lý dự án.
* Yêu cầu kỹ thuật
Chất lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ bản giấy sau khi số hóa đảm bảo các yêu cầu sau:
Ảnh nên nén để đảm bảo 1 trang tài liệu không quá lớn
Hồ sơ, văn bản scan bảo đảm không bị nhàu nát, giữ nguyên tình trạng vật lý của tài liệu.
Tài liệu Scan xong được sắp xếp các văn bản theo đúng trật tự.
Bàn giao tệp số hóa (scan) được lưu trong các ổ cứng mạng cắm ngoài, để thuận lợi cho việc lưu trữ và chuyển giao dữ liệu. (Giá gói thầu đã bao gồm chi phí mua ổ cứng)
Đảm bảo tính chính xác giữa nội dung thông tin hồ sơ và nội dung thông tin dữ liệu trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu hồ sơ, văn bản với cơ sở dữ liệu đã Xây dựng cơ sở dữ liệu của Chủ đầu tư.
Đảm bảo tuyệt đối an toàn hồ sơ, văn bản và dữ liệu trong quá trình thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu của Chủ đầu tư
II. Quy trình nhập dữ liệu
Bước 1: Đăng nhập phần mềm số hóa theo tài khoản được bàn giao
Phần mềm số hóa là phần mềm dùng để lưu trữ các dữ liệu đã được số hóa
Như File mềm của văn bản sau khi quét, thông tin các trường nhập liệu, thông tin quá trình triển khai dự án… Phần mềm số hóa là công cụ của chủ đầu tư để hỗ trợ công tác số hóa, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Nhân viên triển khai sẽ dựa vào các file bản mềm đã quét được lưu trữ trên phần mềm để thực hiện nhập các trường thông tin theo quy định vào phần mềm số hóa.
Bước 2: Thực hiện việc nhập thông tin tài liệu trên phần mềm theo hướng dẫn và quy trình nhập liệu
- Mở tập tài liệu cần xử lý và nhập lần lượt các thông tin tài liệu
- Các tài liệu chưa đủ thông tin thực hiện → chuyển sang xử lý sau. Sau khi có đủ thông tin thì nhập đầy đủ các File còn thiếu
+ Đối với các tài liệu kém chất lượng, không đầy đủ thông tin để nhập liệu thì báo lỗi về cho các nhân sự quét, báo rõ lý do
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử lý bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập
Nếu các trường thông tin nhập đúng như tài liệu gốc thì chuyển sang tài liệu đã hoàn thành để tập hợp thành các bộ tài liệu và tiến hành bàn giao
Nếu trường hợp phát hiện lỗi nhập liệu, bộ phận kiểm tra gửi trả lại bộ phận nhập và yêu cầu bổ sung thông tin
· Các trường hợp sai lỗi:
o Nhập sai Thông tin: Sai loại tài liệu, sai nội dung, sai chính tả.
o Để tồn tài liệu “Xử lý sau” dẫn đến không hoàn thành bộ hồ sơ
III. Quy trình kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
Bước 1: Hồ sơ khi bắt đầu số hóa sẽ được kiểm điếm và ghi số lượng vào nhật ký thi công
Bước 2: Dữ liệu số hóa sau khi đóng gói sẽ được đếm số trang và kiểm tra chất lượng trong thư mục được lưu trữ
Bước 3: Nhân sự kiểm tra tiến hành so sánh số lượng, chất lượng bản quét đồng thời kiểm tra sự tương ứng giữa dữ liệu số hóa với bản cứng
Bước 4: Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa không tương ứng:
a. Không tương ứng hoạc không đủ số lượng: chuyển sang bước 5
Thiếu trang, thiếu tài liệu
Thừa trang
Hồ sơ và dữ liệu số hóa không tương ứng
b. Nếu không đạt chất lượng bản quét theo yêu cầu kỹ thuật: chuyển sang bước 5
Không đạt độ phân giải 300 dpi hoặc không đạt tỷ lệ 100%
c. Đúng và đủ số lượng: Chuyển sang bước 6
Bước 5: Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng có sự sai lệch thì tiến hành sửa chữa:
- Thiếu tài liệu: Tiến hành quét bổ sung
- Đóng gói nhầm tài liệu dẫn đến thừa file: Xóa File thừa, những file đóng gói nhầm sẽ được phát hiện khi kiểm tra các bộ hồ sơ khác và quét lại sau.
- Sai thứ tự các trang: chỉnh sửa để sắp xếp lại thứ tự các trang
- Độ phân giải không đạt 150 - 300dpi hoặc không đạt tỷ lệ 100%: quét lại hồ sơ theo đúng yêu cầu kỹ thật đã nêu
Sauk hi chỉnh sửa xong, dữ liệu được kiểm tra lại làn nữa trước khi chuyển sang bước 6
Bước 6: Tiến hành đóng gói và bàn giao
- Để đảm bảo dữ liệu được tích hợp đã đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng CSDL
- Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận đã tích hợp dữ liệu để đảm bảo tính khách quan.
