Doanh nghiệp càng lớn, thời gian hoạt động càng lâu thì khối lượng tài liệu cần lưu trữ (bản cứng) càng nhiều. Điều này gây ra rất nhiều vấn đề cho doanh nghiệp:
Kho lưu trữ tài liệu khổng lồ
Tốn không gian lưu trữ. Những công ty lớn có thể mất đến hàng trăm m2 văn phòng để lưu trữ những tài liệu trong hàng 20-30 năm. Đây là một sự lãng phí lớn nếu tính đến chi phí thuê mặt bằng vốn rất đắt đỏ ở trung tâm các thành phố lớn nơi các doanh nghiệp lớn đặt trụ sở.
Khó truy cập: có thể dễ tưởng tượng ra việc hàng đống tài liệu lưu trữ phủ bụi nằm trong kho mà hầu như chẳng bao giờ có người ngó ngàng đến. Chưa kể, nếu cần tìm kiếm, tham khảo, tra cứu cũng rất khó khăn. Chắc chắn ai cũng ngại chui vào 1 kho đầy bụi để tìm một bản vẽ hay hợp đồng cũ từ 10 năm trước.
Khó chia sẻ: Hầu như rất khó để có một phương thức chia sẻ phù hợp. Trong hầu hết các trường hợp, scan hoặc photo lại là giải pháp thường được sử dụng.
Vậy giải pháp cho vấn đề này là gì?
Giải pháp số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu – Tăng tốc truy cập, tiết kiệm không gian
Vậy số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu, tức là chuyển tài liệu lưu trữ từ bản in giấy sang bản scan kết hợp với nhập dữ liệu quan trọng vào cơ sở dữ liệu, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý tài liệu hoặc thư viện để dễ dàng tra cứu, tìm kiếm…
Chuẩn bị tài liệu: phân loại, đánh giá, làm phẳng, làm sạch…
Quét tài liệu – chuyển từ định dạng giấy sang định dạng file scan (ảnh hoặc pdf)
Hiệu chỉnh bản scan, đặt tên, sắp xếp, tổ chức
Nhập dữ liệu quan trọng trong từ các file scan hoặc đọc tự động sử dụng phần mềm
Tổ chức quản lý hệ thống file và cơ sở dữ liệu
Cấp phát quyền truy cập cho các thành viên doanh nghiệp theo vai trò
Ai được lợi từ số hóa tài liệu?
Ban lãnh đạo công ty: Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm
Nhân viên văn thư hoặc thư viện: Không phải lục lọi trong kho đầy bụi để tìm kiếm tài liệu cũ, nhanh chóng tìm được tài liệu cần thiết bằng một vài thao tác
Người dùng: dễ dàng truy cập, tìm kiếm, đọc tài liệu từ thiết bị cá nhân
Số hóa tài liệu – tự làm hay thuê ngoài?
Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự làm số hóa tài liệu hoặc thuê ngoài. Tuy nhiên, nếu đối với 1 doanh nghiệp mới hoạt động thì việc tự số hóa tài liệu là hoàn toàn khả thi, thì đối với các doanh nghiệp lớn đã hoạt động lâu năm, khối lượng tài liệu lớn thì tự làm sẽ là 1 bài toán làm ngần ngại bất kỳ nhóm nhân viên nào.
Không lượng hóa được thời gian số hóa
Cần đầu tư máy móc thiết bị
Cần nhân sự có chuyên môn quản lý thư viện hoặc lưu trữ
Trong trường hợp đó, thuê ngoài dịch vụ số hóa tài liệu sẽ là một lựa chọn đáng đồng tiền bát gạo.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu?
Những doanh nghiệp lớn, nhiều năm tuổi thường có khối lượng lưu trữ lớn
Doanh nghiệp làm việc với khối lượng lớn tài liệu, bản thiết kế như xây dựng, mỏ
Các doanh nghiệp đang trong lộ trình chuyển đổi số, tích hợp công nghệ vào các công đoạn sản xuất, kinh doanh.
