Xây dựng kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng để phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ là việc làm cần thiết trong mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Khi lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều, kéo theo công việc của người làm Văn thư Lưu trữ càng vất vả hơn. Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng sẽ giải quyết được các vấn đề về sắp xếp, tra cứu tài liệu nhanh chóng và kho học. Hiện nay, các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng vấn đề xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, hoặc vẫn chưa hiểu các quy chuẩn để thiết kế công trình này thì hãy lưu ý các thông tin sau.
xây dựng kho lưu trữ tài liệu nhằm phục vụ tốt hơn, khoa học hơn trong công tác Văn thư Lưu trữ
Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng là gì?
Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng là công trình được xây dựng lên nhằm phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản và tra cứu các hồ sơ tài liệu một cách khoa học nhất. Tùy vào lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động nhiều hay ít để quyết định xây dựng diện tích và số lượng kho một cách phù hợp. Tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu diện tích sau này gây ra sự khó khăn trong hoạt động cho những người làm văn thư.
Bố trí xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ theo quy định ban hành
Tùy theo điều kiện cụ thể về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:
– Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.
– Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu.
– Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng…
– Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
– Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).
– Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.
– Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.
Hình ảnh một góc nhỏ trong phòng lưu trữ tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I, giá đựng hồ sơ cũng như tài liệu ở đây được sắp xếp gọn gàng và rất kho học
Tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữ
Sau khi xây dựng xong kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng, cần phải mua sắm trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm: Phòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.
Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị…
Phòng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.
Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.
Trên đây là một số thông tin giúp cho những người chịu trách nhiệm lên kế hoạch xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho cơ quan, tổ chức mình tham khảo để xây dựng đúng quy định ban hành. Để xây dựng được một kho lưu trữ hoàn thiện và khoa học nhất cần được sự thông qua của những người đứng đầu, cần sự tâm huyết trách nhiệm của đơn vị trực tiếp thi công công trình. Hãy tùy vào mức độ cần thiết để xây dựng kho phù hợp nhất.
