Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ. Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu.
Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cùng các kinh nghiệm truyền thống để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó, đặc biệt là phải khử axít đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm axít.
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hoá học, sinh vật, khí tượng… các thành tựu khoa học của các ngành trên đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường một kho lưu trữ có các thiết bị sau:
a) Giá :
Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tuỳ theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao. Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia và một số kho lưu trữ ở Trung tâm và địa phương hiện đang dùng giá theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện. Giá có 5 khoang bằng kim loại, có thể chứa được 5m tài liệu. Các kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay sử dụng phổ biến các giá di động.
b) Tủ
Trong công tác bảo quản ở các kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp. Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện hành, tủ cũng có thể bằng kim loại hay gỗ. Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt thì có thể dùng tủ sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
Các yêu cầu về vật liệu làm tủ cũng giống như vật liệu làm giá.
c) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu
Ngoài những phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, các hồ sơ được để trong cặp hoặc hộp đựng tài liệu. Phương tiện này cũng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của ánh sáng chiếu vào.
Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) và Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002.
Hộp có thể chứa được 0,1mét giá tài liệu. Trong mấy năm gần đây, các Trung tâm lưu trữ quốc gia còn sử dụng các loại hộp giấy theo mẫu của các nước Đông Nam Á và hộp phi axít theo mẫu của các nước châu Âu và Mỹ.
d) Các trang thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ
Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí, đầu tư một số thiết bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gió, chống ẩm như: quạt, máy điều hoà nhiệt độ, các dụng cụ để đo độ ẩm
