1. Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu

 

Đây là tiêu chuẩn có ý nghĩa hàng đầu trong việc xác định giá trị của tài liệu. Trong hoạt động của các cơ quan, khi ban hành một văn kiện, dù là chỉ thị, nghị quyết, quyết định… hay công văn thường, đều nhằm mục đích nhất định và mục đích đó được thể hiện ở nội dung vặn kiện. Có thể nói, nội dung là linh hồn của một văn kiện, giá trị các mặt của văn kiện (tài liệu) chủ yếu do nội dung chúng quyết định.

Tài liệu cần lựa chọn để bổ sung cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam trước hết là những tài liệu phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc, lịch sử phông trào công nhân, lịch sử phong trào Đảng, lịch sử xây dựng và phát triển của các ngành kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, quân sự, ngoại giao v.v.. của đất nước. Tuy nhiên, khi nói đến ý nghĩa nội dung của tài liệu, không thể xem xét một cách chung chung, mà phải luôn đặt chúng trong mối quan hệ với chức năng nhiệm vụ của cơ quan - đơn vị hình thành phông trong một phông cụ thể, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn phải có nội dung phản ánh chức năng nhiệm vụ chủ yếu, hay nói cách khác là phản ánh các mặt hoạt đọng chủ yếu, của đơn vị hình thành phông, như các tài liệu về lãnh đạo, tổ chức bộ máy, chỉ tiêu kế hoạch, báo cáo tổng kết năm v.v..

Thực tế cho thấy, trong từng phông cụ thể, thường không có ít tài liệu chứa đựng những nội dung quan trọng, nhưng đối với phông đó lại không có ý nghĩa mấy, vì chúng không phản ánh hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông.

Cần chú ý rằng, trong nhiều trường hợp, ý nghĩa nội dung tài liệu không thể xét một cách riêng rẽ, mà phải đặt trong toàn bộ một nhóm tài liệu để xem xét chung. Chẳng hạn, sẽ không thể thấy hết ý nghĩa của một bản ghi lời khai của nhân chứng nếu tách nó ra khỏi hồ sơ vụ án có liên quan.

Trong thực tế, cũng có thể gặp những tài liệu tuy nội dung của chúng không có ý nghĩa lớn nhưng cần giữ lại bảo quản vĩnh viễn, do tài liệu đó đề cấp đến thời gian, địa điểm tác giả.. của một tài liệu khác có giá trị nhưng xuất xứ không được thể hiện rõ.

Những phân tích trên đây cho thấy tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu không chỉ lệ thuộc vào nội dung các thông tin chứa trong tài liệu đó, mà còn phụ thuộc vào ý nghĩa của nó trong hoạt động thực tiễn của một cơ quan nhất định. Do vậy, khi áp dụng tiêu chuẩn này để lựa chọn tài liệu, phải luôn chú ý đến cả hai phương diện nói trên. Mặt khác, đôi khi do nhu cầu thực tiễn, chúng ta cần chú ý đúng mức đến những tài liệu có nội dung đơn giản.

2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

Tác giả tài liệu là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trọng được vận dụng phổ biến trong xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cá nhân, phông lưu trữ cơ quan văn học nghệ thuật và phông lưu trữ các cơ quan nhà nước nói chung. Nội dung chính của tiêu chuẩn này là khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cá nhân hoặc cơ quan lập ra tài liệu đó. Vai trò của cá nhân trong hoạt động chính trị, xã hội, khoa học kỹ thuật… ảnh hưởng lớn đến giá trị của tài liệu do người đó lập ra. Đối với tài liệu của các vị lãnh đạo xuất sắc của Đảng và Nhà nước, các hoạt động xã hội, các nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ… nổi tiếng sẽ được lập thành các phông lưu trữ cá nhân. Trong các phông này có thể có nhiều tài liệu, như các thư từ, bản thảo,tác phẩm v.v.. cần được bảo quản vĩnh viễn, nhằm giúp cho người nghiên cứu tìm hiểu được toàn diện thân thế và sự nghiệp của những nhân vật đó.

Đối với phông lưu trữ cơ quan, theo tiêu chuẩn tác giả, tài liệu có giá trị nhất thường là tài liệu do chính cơ quan hình thành phông lập ra. Chúng phản ánh trực tiếp hoạt động lịch sử của cơ quan đó, và là bộ phận tài liệu quan trọng nhất trong phông. Trong số những tài liệu còn lại, thông thường là tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo công tác theo quan hệ quản lý - bị quản lý là những tài liệu có giá trị nhất. Sau đó là tài liệu do cơ quan cấp dưới trực thuộc gửi đến để báo cáo kết quả công tác. Ví dụ, nếu xác định tài liệu của phông lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh, thì trước hết cần chú ý đến các tài liệu do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh sản sinh ra. Sau đó là những tài liệu chỉ đạo các cơ quan thuộc Hội đồng Bộ Trưởng gửi xuống, các tài liệu do các sở, các ngành và các huyện gửi lên để báo cáo kết quả công tác.

Ý nghĩa lịch sử của cơ quan (tác giả) cũng là một yếu tố không thể bỏ qua khi xác định giá trị tài liệu. Ví dụ, ở phòng lưu trữ Bộ Điện - Than, tài liệu của Nhà máy điện Vinh, nhà máy điện Thanh Hóa anh hùng phản ánh tình hình sản xuất và chiến đấu của hai nhà máy này trong giai đoạn chống chiến tranh phá hoại bằng không quân của đế quốc Mỹ (1964 - 1968 và 1972) phải được bảo quản hoàn chỉnh hơn so với tài liệu hình thành trong giai đoạn này cảu các nhà máy điện bình thường khác.

3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông.

Tiêu chuẩn này được xây dựng trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích chức năng. Cần phân biệt tiêu chuẩn này với tiêu chuẩn tác giả tài liệu, vì như đã nói ở trên, tác giả tài liệu có thể không phải là cơ quan hình thành phông.

Theo tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông. Khi xác định giá trị của tài liệu chúng ta cần đặc biệt chú ý những tài liệu do các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy quản lý nhà nước sản sinh ra. Tài liệu của những cơ quan đó được xem là nguồn bổ sung có ý nghĩa hàng đầu cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tỷ lệ lựa chọn tài liệu ở những cơ quan này được quy định cao hơn những cơ quan khác.

Ở những cơ quan không có vai trò lớn trong họat động bộ máy nhà nước, thì lựa chọn tài liệu tài liệu chủ yếu nhằm phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu lịch sử cơ quan - đơn vị hình thành Phông. Tỷ lệ tài liệu được lựa chọn từ những cơ quan này để đưa vào bảo quản vĩnh viễn trong các kho lưu trữ nhà nước nói chung không cao.

4. Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu.

Như trên đã nói trong hoạt động của các cơ quan có tài liệu được hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin có trong tài liệu khác. Tình trạng đó đã dẫn đến việc xuất hiện khá phổ biến tài liệu có thông tin lặp lại, đòi hỏi phải có sự lựa chọn thận trọng và khoa học. Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu được xây dựng nhằm góp phần giải quyết nhiệm vụ nói trên.

Muốn giải quyết tốt nhiệm vụ này, điều quan trọng đầu tiên là phải nắm được các loại hình tài liệu có thông tin lặp lại hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan nhà nước, xác định được tính chất và chức năng của chúng trong từng cơ quan cụ thể.

Nhìn chung một cơ quan, trong một cơ quan, các tài liệu có thông tin lặp lại thường có hai loại: Một loại mang tính hình thức bề ngoài do việc sao in, trích lục các tài liệu tạo nên; loại thứ hai xuất hiện do việc tổng hợp các thông tin từ các tài liệu đã có để thành lập một văn kiện mới do yêu cầu của công tác thực tế. Ở mỗi loại như vậy, đều có một số kiểu cụ thể. Chẳng hạn, ở loại thứ nhất, thường có các bản sao, bản trùng, bản trích lục v.v.. Còn ở loại thứ hai thường gặp nhất là các báo cáo tổng hợp, các tài liệu thống kê, kế hoạch và một vài loại khác.

Trong quá trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, mỗi loại tài liệu nói trên đều đòi hỏi phải được xem xét cụ thể, nhằm lựa chọn chúng một cách thật hợp lý.

Trước hết, đối với loại thứ nhất, nếu một tài liệu vừa có bản chính, vừa có bản sao, thì bản chính được lựa chọn để bảo quản. Chỉ trong trường hợp tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, cần sử dụng lâu dài và rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, người ta mới giữ thêm từ một đến hai bản sao với tư cách và bản bảo hiểm. Tuy nhiên, nếu bản chính không còn, thì một bản sao sẽ được dùng để thay cho bản chính và có giá trị như bản chính.

Nếu giữa bản chính và bản sao hoặc giữa các bản sao mà phát hiện thấy những sai lệch thì cần tìm được nguyên nhân của sự sai lệch thì cần tìm được nguyên nhân của sự sai lệch đó và có thể giữ hai văn bản để nghiên cứu. Điều này rất cần thiết khi xác định giá trị tài liệu các phông cá nhân.

Nếu trong cùng một phông có nhiều bản trùng của một tài liệu thì việc lựa chọn chúng cần căn cứ vào chức năng của tài liệu và chức năng của từng đơn vị tổ chức cơ quan trong cơ quan mà quyết định. Khi lựa chọn những tài liệu như vậy, văn bản thường được giữ lại để bảo quản ở đơn vị tổ chức mà nó đã hình thành. Các đơn vị được gửi đến để biết, để trao đổi công việc v.v.. đều không cần giữ để tránh sự trùng lặp thông tin và tăng khối lượng tài liệu không cần thiết. Việc giữa lại những bản trùng có giá trị trong cùng một phông được áp dụng như đối với trường hợp bản sao đã nói trên.

Thực tế cho thấy rằng, tài liệu trùng không những chỉ có trong một phông, mà còn có thể có trong nhiều phông khác nhau. Việc lựa chọn các tài liệu trùng giữa nhiều phông khác nhau là một vấn đề phức tạp. Để giải quyết tốt nhiệm vụ này, trước hết cần căn cứ vào yêu cầu sử dụng tài liệu trong thực tế công tác của các cơ quan nhà nước. Đồng thời cũng cần dựa vào những quy định về phạm vi thu thập tài liệu, về cách tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước mà lựa chọn một cách hợp lý.

So với loại thứ nhất, việc lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại thuộc loại thứ hai - loại tổng hợp thông tin - phức tạp hơn nhiều.

Đối với các loại thứ hai, về nguyên tắc, bao giờ các tài liệu có thông tin tổng hợp cũng được xác định giá trị cao hơn những tài liệu bị tổng hợp. Ví dụ, tại Phông của Tổng công ty Thiết bị thuộc Bộ Vật tư, báo cáo về tình hình xuất nhập phụ tùng thiết bị do Tổng công ty lập dựa trên số liệu do các công ty trực thuộc gửi về. Trong trường hợp này chỉ cần giữ lại báo cáo của Tổng công ty để bảo quản vĩnh viễn.

Các tài liệu về thống kê, kế hoạch; kế hoạch; tài vụ v.v.. cũng có thể xử lý theo nguyên tắc trên.

Tuy nhiên, cũng cần chú ý rằng không phải bao giờ các tài liệu tổng hợp cũng đều phản ánh hết được mọi chi tiết có trong các tài liệu bị tổng hợp. Trong nhiều trường hợp, chính các báo cáo do các cơ sở gửi về cơ quan chủ quản lại cho thấy những sắc thái riêng biệt mà báo cáo tổng hợp không thể nào phản ánh hết.

Do tính phức tạp của sự lặp lại thông tin trong tài liệu mà việc đề ra những chỉ dẫn chung cho quá trình lựa chọn chúng chỉ có thể xem là những quy ước tổng quát. Khi giải quyết vấn đề này, trong thực tiễn hết sức thận trọng. Trong quá trình đó, việc nghiên cứu từng loại tài liệu cụ thể của từng cơ quan là nhiệm vụ có tính nguyên tắc và bắt buộc.

5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

Thời gian hình thành tài liệu cũng như thời gian được nói đến trong tài liệu đều có ảnh hưởng trên một mức độ nhất định đến ý nghĩa của chúng. Nếu sự chênh lệch giữa thời gian hình thành tài liệu và thời gian nói đến trong tài liệu là tương đối lớn thì về nguyên tắc, tài liệu nào hình thành gần với sự kiện xảy ra hơn sẽ được xác định giá trị cao hơn. Điều này thường gặp trong các tài liệu cũ được sao lại hoặc viết lại, trong các loại hồi ký, các bản tường trình về một sự kiện mà người viết không có điều kiện hoàn thành ngay sau khi sự kiện vừa xảy ra.

Về thời gian được nói đến trong tài liệu, cần đặc biệt chú ý những tài liệu liên quan đến những thời kỳ đặc biệt trong thời kỳ lịch sử dân tộc. Trong những thời kỳ như vậy giá trị của tài liệu có thể được nâng cao thêm. Ví dụ, trong các thời kỳ bình thường các công văn trao đổi về những vấn đề sự vụ có thể không cần bảo quản lâu dài, nhưng vào thời gian chiến tranh ác liệt thì các công văn về phân phối lương thực, về huy động nhân công cho tiền tuyến, về cách giải quyết công việc cụ thể ở hậu phương v.v… đều cần thiết được lưu giữ như là những tài liệu quan trọng.

Liên quan đến tiêu chuẩn thời gian của tài liệu là yêu cầu quy định mốc cấm trong việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Quốc gia. Ở nước ta, theo Quyết định của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thì những tài liệu hình thành trước năm 1954 đều cấm không được tiêu hủy.

Về ý nghĩa của địa hình thành tài liệu đối với giá trị của chúng, đáng chú ý nhất là tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện quan trọng hoặc những địa điểm có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, xã hội của đất nước như miền biên giới, các hải đảo v.v.. ý nghĩa của những tài liệu như vậy không phải chỉ biểu hiện trong thời kỳ trước mắt mà có khi còn rất lâu dài về sau. Do vậy, khi lựa chọn để bảo quản chúng, cần quan tâm đến lợi ích lâu dài của đất nước để không làm mất những tài liệu có giá trị.

6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ.

Theo tiêu chuẩn này, khi xác định giá trị tài liệu, cần chú ý đến tình hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Nếu găp các phông lưu trữ mà vì lý do nào đó, những tài liệu cơ bản không còn đầy đủ, khối lượng tài liệu của phông không đáng kể, thì cần giữ lại bảo quản cả những tài liệu có ý nghĩa thứ yếu có thêt góp phần làm sáng tỏ hoạt động của đơn vị hình thành phông. Chẳng hạn, nếu thiếu những tài liệu quan trọng như phương hướng nhiệm vụ công tác, báo cáo tổng kết hàng năm, thì các tài liệu về kế hoạch, báo cáo sơ kết công tác quý, 6 tháng… có thể được giữ lại bảo quản vĩnh viễn.

Đối với nước ta, tiêu chuẩn này có ý nghĩa thực tiễn lớn. Vì trong nhiều năm qua, do hoàn cảnh chiến tranh, do khí hậu khắc nghiệt và một số nguyên nhân khác, nên không ít phông lưu trữ tài liệu bị mất mát và hư hỏng nhiều. Trong trường hợp này, việc giữ lại bảo quản những tài liệu có ý nghĩa thứ yếu trong phông là hoàn toàn cần thiêt và hợp lý. Nếu không vận dụng đầy đủ tiêu chuẩn này, thì đối với một số cơ quan hình thành trong lịch sử, rất có thể là không còn cơ sở sử liệu để nghiên cứu.

Tuy nhiên, nói chung khi giữ lại những tài liệu thứ yếu, cần phải xem xét kỹ chúng có thể giúp ích gì cho nghiên cứu. Đối với những tài liệu không cung cấp được thông tin có ích cho nghiên cứu, thì cho dù phông đó không hoàn chỉnh cũng không cần thiết phải bảo quản.

7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.

Hiệu lực pháp lý của tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan được thể hiện ở cả hai mặt: thể thức tài liệu và nội dung của nó. Thực tế cho thấy nhiều trường hợp vì không đảm bảo thể thức mà tài liệu thiếu giá trị về mặt pháp lý và do đó không có giá trị sử dụng lâu dài. Đồng thời, cũng có quy định trong nội dung của chúng thì ý nghĩa của chúng cũng bị giảm dần.

Do tình hình nói trên, khi lựa chọn tài liệu, phải chú ý đến thể thức của chúng. Nếu không có những yêu cầu đặc biệt thì không nên lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ những tài liệu không đủ thể thức (như thiếu chữ ký của người coa thẩm quyền, thiếu con dấu v.v…)

Đối với những tài liệu mà liệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội dung văn bản như các bản hợp đồng, hiệp định, án văn đã được xét sử v.v… thì thời hạn bảo quản chúng tối thiểu phải tương ứng với thời hạn có hiệu lực của văn bản. Ví dụ, một bản hợp đồng kinh tế quy định thực hiện trong 3 năm thì thời hạn bảo quản tài liệu đó không thể xác định dưới 3 năm. Sau thời hạn quy định trong tài liệu, việc tiếp tục bảo quản hay tiêu hủy nó được xét theo các tiêu chuẩn khác.

8. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

Những tài liệu có giá trị lớn nhưng bị hư hỏng về mặt vật lý thì cần tìm cách phục chế hoặc sao chụp lại. Trong trường hợp tài liệu không còn khả năng phục chế hay nội dung của nó hoàn toàn không thể đọc hiểu được thì có thể tiêu hủy.

Hiện nay, trong thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, có nhiều tài liệu ở tình trạng hư hỏng về mặt vật lý do ẩm mốc, do côn trùng phá hoại v.v… Nhiều tài liệu cũ trước đây được viết trên giấy bản đang tự mục dần do điều kiện bảo quản không tốt. Đối với những tài liệu như vậy, cần có kế hoạch phục chế, sao chụp lại, quy định chế độ sử dụng chặt chẽ để kéo dài tuổi thọ của chúng. Ngày nay, ở nhiều nước trên thế giới người ta còn lập các phông bảo hiểm để chống lại tình trạng tình trạng hư hỏng về vật lý, nhằm giữ gìn lâu dài các tài liệu có giá trị. Đó cũng là kinh nghiệm tốt mà chúng ta có thể áp dụng.

Nếu điều kiện cho phép, có thể thay thế các tài liệu bị hư hỏng bằng những tài liệu khác tương ứng lấy từ các phông lưu trữ có liên quan.

9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu

Giá trị của tài liệu trong nhiều trường hợp được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và qua một số đặc điểm bề ngoài của nó, đặc biệt là ở các tài liệu cổ.

Như mọi người đều biết, trong thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt nam, có nhiều tài liệu được chế tác bằng những phương thức rất độc đáo: khắc trên gỗ, trên đá, viết trên lụa v.v… có nhiều tài liệu viết bằng chữ hán, chữ Nôm và các thứ tiếng nước ngoài khác. Những đặc điểm đó cần phải được chú ý đúng mức khi xác định giá trị tài liệu. Đối với những tài liệu có đặc điểm bề ngoài phản ánh những nét riêng biệt của một giai đoạn lịch sử nhất định thì nội dung của chúng có thể đơn giản vẫn để lựa chọn để bảo quản trong các kho lưu trữ nhà nước. Những tài liệu như vậy có thể giúp ích rất nhiều cho việc nghiên cứu lịch sử chữ viết, lịch sử công tác văn thư ở nước ta, tìm hiểu sự phát triển của ngành thủ công, mỹ nghệ và nhiều vấn đề khác của quá khứ..

Nói đến đặc điểm bề ngoài của tài liệu cũng cần phải kể đến các bút tích, các ghi chú ghi lên tài liệu thường gặp trong phông lưu trữ cá nhân. Đối với những phông cá nhân có tầm quan trọng lớn như phông của các lãnh tụ, các nhà hoạt động chính trị, các nhà khoa học nổi tiếng, thì các bút tích chú giải trên tài liệu đôi khi có thể cho thấy một tư tưởng quan trọng. Vì vậy cần chú ý lựa chọn đầy đủ các tài liệu có những bút tích đặc biệt.

Các tiêu chuẩn trên đây một mặt có tính độc lập. Có thể cho thấy rằng giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể. Nhưng mặt khác, những tiêu chuẩn đó luôn luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đòi hỏi phải nhìn chúng như một hệ thống. Việc vận dụng chúng vào thực tế cần phải linh hoạt và xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn để lựa chọn tài liệu một cách hợp lý.

 

 

 

 

Nguồn: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ./.