1. Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,

bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

 

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.

Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.

Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Nội dung của công tác lưu trữ

Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;

-         Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nước về lưu trữ;

-         Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ.

3. Tính chất của công tác lưu trữ

- Tính chất khoa học:

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh và tài liệu lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác các tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của toán học, tin học, hóa học, sinh học … đang được nghiên cứu của ứng dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu.

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn kho tàng bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa, cặp… bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành.

- Tính cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải được sử dụng rộng rãi, phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnhcác quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.

Theo giáo trình Văn thư Lưu trữ

Trường Cao đẳng Nội vụ./.