KẾ HOẠCH

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống cho các cơ quan, tổ chức năm 2012

Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH được Uỷ ban thường vụ Quốc hội khóa X thông qua ngày 24/4/2001;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

 

Căn cứ Công văn 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh;

Căn cứ Công căn 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04/03/2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện;

Căn cứ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

Căn cứ Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

Công ty Cổ phần Đầu tư Đức Nghiệp xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống cho các cơ quan, tổ chức năm  2012 như sau:

I. Mục đích, yêu cầu:

- Giúp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp có cơ sở xác định mục tiêu, nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ trong năm 2012, từ đó xây dựng chương trình cụ thể của cơ quan, tổ chức mình để thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ theo đúng tiến độ;

- Xử lý tài liệu tích đống, thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức đầu mối thu nộp tài liệu ở các phòng ban chuyên môn và để công tác thu nộp tài liệu thuận lợi các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp phải có lưu trữ chuyên trách để đáp ứng yêu cầu công việc;

- Phân loại, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp, bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, không bị mất mát hư hỏng, phục vụ công tác tra tìm, nghiên cứu khai thác tài liệu khi cần thiết;

- Công ty hỗ trợ việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Kho lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Việc rà soát, biên tập chỉnh lý tài liệu tồn đọng cần thực hiện nghiêm túc, đồng thời đảm bảo chất lượng và đạt mục tiêu kế hoạch đề ra;

II. Nội dung

1. Đối tượng thực hiện:

- Là các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, các doanh nghiệp.

2. Nội dung triển khai:

2.1. Nguồn nộp lưu

- Căn cứ vào Công văn số 102/VTLTNN – NVĐP của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện; Công văn số 316/LTNN – NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị xác định danh mục tài liệu đưa vào lưu trữ của đơn vị.

- Phạm vi tài liệu nộp lưu vào lưu trữ các cơ quan, tổ chức gồm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Những hồ sơ tài liệu này khi hết thời hạn bảo quản cần phải được xác định giá trị tài liệu lần nữa. Những tài liệu có giá trị  sẽ tiếp tục lựa chọn nộp vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; tài liệu hết giá trị sẽ được lập danh mục để xác định giá trị tài liệu của đơn vị xét hủy theo quy định.

2.2. Chuẩn bị kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu

- Các đơn vị bố trí kho lưu trữ và các phương tiện phục vụ lưu trữ của đơn vị theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2.3. Tổ chức tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ

- Lưu trữ viên của cơ quan, đơn vị tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ các phòng, ban, đoàn thể nộp vào lưu trữ.

- Khi giao nhận tài liệu, các phòng, ban, đoàn thể lập sẵn “Biên bản giao nhận tài liệu” và “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” mỗi loại 02 bản; kho lưu trữ giữ 01 bản; các phòng, ban, đoàn thể giữ 01 bản.

2.4. Chỉnh lý tài liệu

Gồm các bước:

Bước 1: Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu

- Giao nhận tài liệu

- Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chuẩn bị chỉnh lý

- Khảo sát tài liệu

- Thu thập, bổ sung tài liệu

- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

Bước 2: Thực hiện chỉnh lý

- Phân loại tài liệu

- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

- Biên mục phiếu tin

- Hệ thống hóa hồ sơ

- Biên mục hồ sơ

- Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu

- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Đánh số hồ sơ chính thức, vào bìa, hộp (cặp), viết và dán nhãn hộp (cặp)

- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

-Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa

Bước 3: Kết thúc chỉnh lý

- Kiểm tra kết quả chỉnh lý

- Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá

- Tổng kết chỉnh lý

- Hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý

Trên đây là bản Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống Công ty đã xây dựng.Vậy kính mong các cơ quan gửi thông báo về nhu cầu và kế hoạch chỉnh lý tài liệu của đơn vị mình đến Công ty Cổ phần đầu tư Đức Nghiệp để nhận được sự hợp tác cũng như nhận được sự tư vấn hiệu quả nhất

Mọi chi tiết xin liên hệ: Công ty Cổ phần đầu tư Đức Nghiệp.

Địa chỉ: 89 Thôn Nhang - Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội.

Điện thoại: 043.750.2450 – 0903.248.082 (Anh Hải)

Email: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.

Website: http://ducnghiep.comhttp://ducnghiep.vn